DET PAPPERSLÖSA KONTORET DEL II

För ett par år sedan var elektronisk dokumenthantering en lyx, som endast de mest välsituerade företagen hade råd med. Kostnaderna för att läsa in dokument som bilder för lagring på datorns hårddisk var kostsamt på grund av höga priser på hårdvara avseende bl a hårddiskar (lagringsutrymme). Detta problem försökte man lösa genom att lägga dokument som inte användes så ofta på jukebox-system med CD-skivor, vilket var något mer kostnadseffektivt.

I takt med att priserna på hårdvara drastiskt blivit lägre, så kan beståndsdelar i ett sk bildhanteringssystem bestående av bl a server, bildläsare, faxkort, jukebox-enheter nu inhandlas till priser som är konkurrens-kraftiga jämfört med kostnaden för vanlig arkivförvaring. På den svenska marknaden finns ett flertal olika konkurrerande system. Jag har dock valt att utvärdera ett system från Watermark, Watermark Enterprise Edition. En anledning är att allas vårt Microsoft efter hård upphandling har valt detta system i sin satsning för att minska pappershanteringen i företaget. Det som gör det hela intressant är programmet får anses vara ett vanligt standardprogram i likhet med t.ex. WordPerfect och Microsoft Word, vilket innebär att kostnaden per användare blir likvärdig.

Watermark Enterprise Edition använder mappar precis som i ett arkivskåp. Mapparna kan således delas upp på klienter, ärenden och liknande. Handlingarna som skall arkiveras i systemet läsas in med bildläsare (scanner). Vid större volymer är det bra om bildläsaren är snabb och har dokumentmatare. På marknaden finns det bildläsare som klarar av volymer på 40 sidor i minuten till ett pris jämförbart med en ordinär kopiator. Det kommer nu även multikopiatorer som även kan tjänstgöra som höghastighetsscanner. Vid mindre volymer kan man välja bildläsare med en kapacitet på 6 sidor i minuten (c:a 3000 kr). Handlingarna läggs i kronologisk ordning i mapparna. Det går dock bra att senare ändra ordningen i mappen på dokumenten om så önskas. Det går även att ställa in programmet för dubbelsidiga dokument. För det fall det finns flera användare på kontoret, så använder man s.k. köer och batchstyrning(automatiserade rutiner) av inscannade dokument. Detta innebär att adminstratören från en kö lägger ned de inscannade dokumenten till respektive användare. Detta sker bl.a. genom att administratören lyfter respektive dokument med musen från kön till respektive mapp. Inte helt olikt förfaringssättet vid arkivering av dokument i pappersmappar i gamla vanliga arkivskåp.

Varje dokument indexeras med namn på klienten, ärende, beskrivning m.m. Vad som skall indexeras bestäms vid konfigureringen av systemet. Dessa beskrivningar kan användas när man söker efter visst dokument med programmets sökfunktion.

Användaren kan även utnyttja att Watermark Enterprise Editions programvara känner igen de vanligaste filformaten. Av denna anledning kan även ordbehandlingsfiler, kalkylfiler m.m. läggas in i respektive mapp utan att först behöva scannas in. Detta är bra även ur den synpunkten att en vanlig ordbehandlingsfil tar mindre utrymme på hårddisken (förvaringsutrymmet) än ett inscannat dokument (även om det är TIFF komprimerat). I systemet har Watermark lagt in ett enkelt OCR program(vilket dock ej klarar svenska tecken) och även möjlighet att integrera de ledande OCR programmen på marknaden(Omnipage Professional, Recognita 3.00, Wordscan plus). Detta innebär att för det fall ett dokument t.ex. består av ett från motpart översänt avtal kan denna bild snabbt översättas till vanlig text som kan vidarebearbetas i en ordbehandlare.

Det finns möjlighet att göra understrykningar och egna kommentarer till de olika dokumenten. Det finns även funktioner för hantering av upp och nedvända dokument och andra justeringsfunktioner.

I systemet har man även valt att integrera faxrutinerna om man använder faxkort. Detta innebär att även fax kan läggas in i mapparna tillsammans med ordbehandlingsdokument och inscannade dokument. Detta kräver att man använder rekommenderad faxprogramvara. Systemet klarar att snabbt faxa olika dokument som ligger i mapparna till klienter, motparter och myndigheter.

Watermarks programvara stöder s.k. OLE. Dokumenten kan användas t.ex i E-mailsystem och databassystem som miniatyriserade kopior eller i mappar. Detta innebär bl.a. att om en advokat vill sända över ett dokument för kommentar till en kollega skickar han detta med E-mailsystemet som en miniatyriserad kopia. När denna får E-mailet klickar han med musen på den miniatyriserade kopian och får då upp dokumentet i full storlek. Detta fungerar på samma sätt om man i en databashanterare, t ex Paradox,Access, lägger in en bild av en faktura.

I USA har företagen ofta en förhållandevis positiv syn till samverkan med konkurrerande företag, såtillvida att programmen ofta är anpassade att fungera med andra produkter än det egna företagets. Det här innebär i Watermarks fall att det finns möjlighet att integrera produkten med t.ex. Docs Open, vilket är en form av arbetsflödesprogram (workflow) vanligt bland amerikanska jurister), men även med andra program som t.ex. elektronisk publicering och olika faxprogrammjukvara.

Genom Watermark Enterprise Edition kan man alltid snabbt få en överblick vad som händer i ett ärende. En sekreterare behöver t.ex. aldrig hämta akten för en viss klient för att lämna besked om ett visst ärende. Informationen är aldrig längre bort än en knapptryckning En advokat kan även ringa in till kontorets nätverk för att snabbt kontrollera ett visst ärende. Och det gäller långt efter det att pappersakten ligger förvarad i något bergsutrymme.

Watermark Enterprise Edition kan köpas som enanvändarprogram. Detta innebär att programmet kan utvärderas utan att man behöver konfigurera nätverk och server.

Programmet kommer dock till sin fulla rätt i nätverk eventuellt integrerat med ett workflowprogram. Det optimala skulle vara om integrereringen även kunde omfatta diarium och bokföringsprogram med gemensamma data för de olika systemen. Det kan då bli fråga om riktig "killerapplication". Bland de företag som tittar på denna lösning är Hogia och TCL, så förmodligen kommer integrering mellan olika företags program även bli lite vanligare bland svenska programtillverkare än tidigare.

Ett annat standardprogram som konkurrerar med Watermark är File Magic Plus. Andra konkurrenter finns i något högre prisklasser. Det kan vara värt att sondera marknaden, för dokument och bildhantering är något som kommer bli vanligt på våra kontor den närmaste framtiden.

 

Källa: Tidskriften Advokaten

 

Tillbaka till hemsidan